Lebih dari 70% perusahaan di Asia Tenggara belum memanfaatkan sistem HR modern (Tech for Good Institute). Bahkan, survei dari myshortlister.com menunjukkan sekitar 26,5% perusahaan masih mengandalkan sistem manual, yang bikin pengelolaan HR jadi lambat dan rawan kesalahan. Padahal, sistem manual ini nggak cuma bikin HR kewalahan, tapi juga bikin bisnis rawan kena fraud.
Tapi, jangan asal pilih aplikasi HR cuma karena fiturnya keren atau tampilannya kece. Ada banyak hal penting yang perlu kamu perhatikan supaya sistem yang kamu pilih nggak cuma cocok buat sekarang, tapi juga bisa mendukung pertumbuhan bisnis kamu ke depannya. Yuk, simak 10 tips memilih aplikasi HR terbaik yang bisa kamu terapkan buat cari sistem yang pas!
1. Cari Tahu Dulu Apa yang Kamu Butuh
Sebelum mencari aplikasi HR, langkah pertama yang nggak boleh dilewatkan adalah memahami dulu kebutuhan utama perusahaanmu. Tanyakan ke diri sendiri dan tim HR “apa sih yang sebenarnya kita butuhkan?”, Apakah sekadar untuk absensi dan payroll? Atau mau juga mencakup, appraisal, klaim, cuti, sampai pelatihan karyawan? Dengan tahu kebutuhan utama, kamu nggak akan terjebak beli aplikasi yang fiturnya banyak tapi nggak semua kepake.
Selain itu, memahami kebutuhan ini juga bikin kamu lebih hemat waktu dalam proses pemilihan. Nggak perlu buang waktu cobain demo berbagai sistem yang ternyata nggak relevan. Kamu bisa langsung fokus ke solusi yang pas dengan kebutuhan perusahaan. Jangan lupa buat catat semua poin penting biar nggak ada yang kelewat saat diskusi sama vendor.
2. Pilih Sistem yang User friendly
Aplikasi HR secanggih apapun bakal percuma kalau susah dipakai. Kamu nggak mau kan karyawan malah ribet cuma buat absen atau ngajuin cuti? Makanya, pastikan sistemnya punya tampilan yang simpel, menu yang jelas, dan navigasi yang mudah dimengerti. User experience yang baik bakal bikin adaptasi jadi lebih cepat dan nggak bikin frustasi.
Coba minta demo dan libatkan beberapa karyawan buat nyoba. Lihat gimana reaksi mereka, apakah sistemnya intuitif atau justru bikin bingung. Sistem yang user friendly bakal bikin karyawan betah pakai dan meminimalisir kesalahan input data.
3. Terintegrasi dengan Program
HRIS yang ideal sebaiknya nggak berdiri sendiri, tapi bisa terhubung dengan sistem lain yang kamu pakai. Contohnya, integrasi dengan accounting software biar data gaji otomatis sinkron, atau sistem yang bisa diakses dengan mudah.
Integrasi yang baik nggak cuma bikin data jadi lebih rapi, tapi juga menghemat banyak waktu karena nggak perlu input manual berkali-kali. Selain itu, data yang terhubung akan lebih akurat dan memudahkan pengambilan keputusan berbasis data.
4. Bisa Berkembang Bareng Bisnis Kamu
Bisnis yang bagus pasti bakal berkembang. Karena itu, aplikasi HR yang kamu pilih harus bisa mengikuti pertumbuhan bisnis, baik dari segi jumlah karyawan maupun kompleksitas proses HR. Jangan sampai sistem yang kamu pilih sekarang malah jadi penghambat nanti karena nggak scalable.
Pilih HRIS yang fleksibel, jadi kamu bisa tambah fitur seiring bertambahnya kebutuhan. Dengan sistem yang fleksibel, kamu nggak perlu pusing ganti aplikasi setiap kali perusahaan kamu tumbuh.
5. Harus Cloud dan Bisa Akses dari HP
Sekarang kerja nggak harus di kantor. Akses ke HRIS dari mana aja jadi keharusan. Pilih sistem yang cloud based dan punya aplikasi mobile supaya karyawan bisa akses data HR kapanpun dan di manapun. Nggak cuma praktis, sistem cloud juga bikin data lebih aman karena disimpan di server yang terproteksi.
Akses mobile juga bikin proses HR lebih cepat dan responsif. Misalnya, karyawan bisa langsung ajukan cuti atau cek slip gaji dari smartphone. Hal ini bikin HR jadi lebih modern dan memudahkan komunikasi antar tim.
6. Periksa Kepatuhan dan Pembaruan Regulasi
Regulasi ketenagakerjaan terus berubah, jadi pastiin HRIS yang kamu pilih selalu update dengan aturan terbaru. Mulai dari PPH21, BPJS, cuti, sampai THR, semua harus sesuai aturan pemerintah. Compliance yang baik bikin perusahaan kamu aman dari risiko denda atau masalah hukum.
Nggak cuma soal update regulasi, vendor yang baik juga bakal kasih notifikasi kalau ada perubahan aturan. Jadi kamu nggak perlu repot-repot cek sana sini. Semua informasi penting bisa langsung kamu akses lewat sistem.
7. Aman Buat Data Karyawan
Data HR itu sensitif banget. Mulai dari data pribadi, gaji, hingga catatan kehadiran, semuanya harus dilindungi dengan baik. Pilih HRIS yang punya sistem keamanan data berlapis, mulai dari enkripsi data, proteksi akses, hingga backup otomatis.
Keamanan data nggak cuma soal teknologi, tapi juga soal kepercayaan. Vendor yang serius pasti bakal kasih jaminan soal proteksi data dan compliance dengan standar keamanan global. Jangan asal pilih yang murah tapi nggak jelas keamanan data nya ya!
8. Support dan Training yang Baik
Nggak peduli seberapa canggih sistemnya, tetap aja bakal ada masa adaptasi. Makanya, pastiin vendor HRIS kamu punya support yang cepat dan responsif. Mulai dari tanya-tanya kecil sampai masalah teknis, mereka harus siap bantu.
Selain itu, training buat tim HR dan karyawan juga penting banget. Dengan training yang cukup, semua orang bisa ngerti cara pakai sistemnya dengan lancar. Ini bikin implementasi sistem jadi lebih smooth dan efektif.
9. Bisa Disesuaikan Sesuai Alur Kerja Kantor
Setiap perusahaan punya alur kerja yang unik. Jadi, pilih HRIS yang bisa dicustom sesuai SOP perusahaan. Misalnya approval cuti yang butuh tanda tangan atasan dulu, atau format laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan internal.
Penyesuaian Ini bikin sistem HR lebih relevan dan praktis buat dipakai sehari-hari. Kamu nggak perlu lagi bikin alur baru yang malah bikin tim bingung.
10. Harga Masuk Akal dan Worth It
Harga tentu jadi faktor penting, tapi jangan cuma fokus ke angka murah. Lihat juga fitur yang ditawarkan, support yang diberikan, dan fleksibilitas sistemnya. Bandingkan beberapa vendor biar dapat yang value for money.
Investasi di HRIS itu bukan pengeluaran, tapi investasi jangka panjang. Sistem yang tepat bakal bikin proses HR lebih efisien, karyawan lebih puas, dan pertumbuhan bisnis makin maju. Jadi, pilih yang harganya masuk akal dan sesuai kebutuhan bisnis kamu.
Giliran kamu sekarang pakai HRIS!
Memilih aplikasi HR itu bukan soal gaya-gayaan atau ikut-ikutan tren. Yang terpenting adalah memastikan sistemnya benar-benar bisa mempermudah pekerjaan HR dan mendukung pertumbuhan bisnis. Dengan memperhatikan 10 tips yang udah dibahas tadi, mulai dari menentukan kebutuhan, kemudahan pakai, keamanan data, sampai soal harga kamu bisa memilih aplikasi HR yang nggak cuma cocok buat perusahaan kamu sekarang, tapi juga siap berkembang ke depan. Kalau kamu lagi cari solusi HR yang terbukti efektif dan mendukung pertumbuhan bisnis kamu, Fortius HRIS bisa jadi pilihan yang tepat!
Tertarik soal solusi HR dan tips bisnis lainnya? Yuk cek Artikel nya di Silabus Fortius!
